Det är en något kaotisk jobbvecka - som alltid när det närmar sig månadsskifte. Mycket som ska proppas in i diverse system innan vi byter siffra från tio till elva, och min hjärna är inte så bra på att hantera det. Ofta sitter jag och gör 5 saker samtidigt och då blir ingen av dem rätt, plus att jag blir stressad. Vilket jag turligt nog kom på i morse innan jag började jobba på samma splittrade sätt som i går.
Så nu ska jag dela med mig av konsten att skriva en to-do-lista på ett sätt som hjälper hjärnan - det lärde jag mig på en kurs för några år sedan och det funkar kalasbra.
Steg 1: Töm hjärnan!
Skriv upp alla grejer som susar runt i hjärnan som du ska göra. Oavsett om det rör jobbet, hemmet, ungarnas fotbollsträning eller loppet du ska springa på lördag (true story..) Ta dig tiden att sitta ner ostört i 5-10 minuter - jag lovar, du har nytta av det sen.
Steg 2: Sortera!
Nu är det (kanske) dags att sortera upp listorna i sånt som rör jobbet och sånt som rör ditt privata. Behövs det inte så kan du strunta i det här steget.
Steg 3: Formulera!
Nu ska du formulera alla dina uppgifter så att de verkligen berättar för dig vad du ska göra. I dag hade jag t ex "bokföringsfiler" på min lista men jag måste formulera om det till en aktiv mening så det blir i stället "skapa bokföringsfiler". Det viktiga är att du börjar med det som är första steget och om processen är längre kanske du måste dela upp den i flera steg. Exempel i mitt eget fall kan vara "ladda ner underlag från server - skapa bokföringsfiler - ladda upp bokföringsfiler i systemet". Det ska vara så enkelt att du när du tittar på listan vet precis vad du ska göra för att påbörja uppgiften.
Steg 4: Prioritera!
Skriv upp listan så att du har gott om plats i vänstermarginalen. Prioritera sedan uppgifterna i den ordning de ska lösas genom att skriva siffrorna till vänster. Det gör inget att uppgifterna inte står i prioriterad ordning men om du stör dig på att de inte är i ordning så skriv rent listan en extra gång. Ett tips är att börja dagen med 1-2 enkla snabba uppgifter så att du kan bocka av dem snabbt och mentalt klappa dig själv på axeln för effektivitet. Sen kommer kanske 1-2 uppgifter som tar lite längre tid innan du igen belönar dig själv med något som kan bockas av snabbt.
Ha gärna uppgiften "hantera inboxen" någonstans på listan så att du inte sitter och pillar i mailboxen mitt i allt annat utan vet att "när jag har gjort a, b och c ska jag beta av inboxen". Kan du koppla bort ljudsignal eller andra störmoment som hojtar på uppmärksamhet och avbryter dig i ditt arbete är det bra.
Så, nu är du redo att börja jobba!
Under arbetsdagen stöter du kanske på uppgifter som inte kan göras helt färdiga för att du väntar på någon annan. Då gör du som så att du bockar av den ursprungliga uppgiften och skriver till den biten som saknas och prioriterar den på listan så att den inte glöms bort - och så att du kommer ihåg att du ska påminna den som ska lämna input till dig.
Testa! Det känns ovant i början men det funkar riktigt bra, i alla fall för min stress-skadade hjärna.
Efter en ganska effektiv och välordnad arbetsdag cyklade jag hem i blåsvädret och slängde mig nästan omgående ut på en löprunda för att hinna springa innan det mörknade. Jag betade av dryga 6 km med härligt lätta ben, det kändes riktigt bra i dag och jag var sugen på att springa mer och längre. Bådar gott inför lördagens utmaning!
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar